Сканирование документов (цифрование документации) – процесс захвата цифровых изображений бумажных документов. Изображения физических документов затем преобразуются в цифровой формат с помощью программного обеспечения для преобразования OCR. OCR, или оптическое распознавание символов, сканирует изображение документов и преобразует их в текстовые документы. Это интеллектуальное преобразование позволяет производить поиск документов по релевантным ключевым словам. Делается это с помощью специальных устройств – сканеры.
Какие документы можно отцифровать
Владельцы малого бизнеса обычно работают с ограниченным бюджетом, поэтому им очень важно сократить лишние расходы. Поиск в огромном объеме бумажных документов может привести к потере производительности, а также потребует дополнительного места для безопасного архивирования, что влечет за собой регулярные расходы, которые постоянно накапливаются.
Сканирование документов может помочь малому бизнесу избежать этих проблем и, в свою очередь, сэкономить деньги в долгосрочной перспективе. В цифровой формат можно преобразовать:
- официальные переписки;
- финансовые бумаги;
- договорные сделки;
- медицинские записи;
- чертежи;
- кадровые файлы;
- счета и накладные;
- обзорные карты;
- другие крупные документы.
Кроме экономии места, преобразование документов в цифровые форматы делает ваши документы более безопасными, поскольку вы можете хранить их как файлы только для чтения, решать, кто имеет доступ к каждому файлу, и шифровать данные.
Какие преимущества сканированных документов?
Есть много преимуществ оцифровки ваших документов. Вот некоторые из преимуществ:
- Легко поделиться документами с коллегами. Поделиться сканированными документами в цифровом виде быстрее, чем отправлять бумажные документы по почте, факсу или вручную. Оцифровка также упрощает процесс обмена документами, что повышает эффективность и производительность всех бизнес-процессов. Оцифровка позволяет многим людям и нескольким отделам одновременно получать доступ к одному документу, тем самым повышая эффективность их сотрудничества.
- Безопасное хранение информации. Отсканированные документы позволяют безопасно хранить записи в цифровом виде. Цифровые файлы можно безопасно сохранять или создавать резервные копии на удаленных серверах с протоколами высокого уровня безопасности. Кроме того, в отличие от бумажных документов, практически нет риска потери или неправильного размещения цифровых документов, и вы можете архивировать цифровые документы и управлять ими структурированным способом.
- Экономия денежных средств и времени. Вы можете получить доступ ко всем отсканированным документам и использовать их только несколькими щелчками мышкой, то есть вам больше не нужно искать в кучах бумажных файлов или иметь склад, предназначенный для хранения бумаг.
- Улучшение обслуживания клиентов. Оцифрованные документы можно индексировать с помощью различных метаданных, что облегчает и ускоряет поиск информации и предоставление клиентам для вас и ваших сотрудников.
- Минимизировать пространство для хранения. Вам больше не нужно содержать отдельное офисное помещение для хранения документов. Расходы, связанные с хранением бумажных файлов, могут быть устранены.
- Соответствовать действующим законодательным нормам . Некоторые отрасли имеют законодательные нормы соответствия, требующие хранить определенные документы в цифровом формате. С помощью сканирования вы можете добиться этого легко и быстро.
- Уменьшить отходы бумаги. Поскольку документы сканируются на цифровые носители, бумажные отходы существенно минимизируются, препятствуя тем самым вырубке лесов и экономя деньги. Вы также экономите деньги, которые были бы потрачены на бумагу для печати и шредеры для надлежащей утилизации бумаги.
- Сделайте файлы доступными. Все отсканированные файлы можно загрузить в облако и поделиться с другими сотрудниками или партнерами. Это означает, что любой из нужных учетных данных может получить к ним доступ с локального или удаленного компьютера, а любую информацию можно мгновенно найти в редактируемых файлах.
После того, как все ваши бумажные документы будут отсканированы и доступны для редактирования, бумажные версии можно уничтожить, за исключением документов, необходимых для соблюдения требований законодательства и других юридических целей.