8 причин почему стоит оцифровывать свои документы

Блог33

8 причин почему стоит оцифровывать свои документы

Сканирование документов (цифрование документации) – процесс захвата цифровых изображений бумажных документов. Изображения физических документов затем преобразуются в цифровой формат с помощью программного обеспечения для преобразования OCR. OCR, или оптическое распознавание символов, сканирует изображение документов и преобразует их в текстовые документы. Это интеллектуальное преобразование позволяет производить поиск документов по релевантным ключевым словам. Делается это с помощью специальных устройств – сканеры.

Какие документы можно отцифровать

Владельцы малого бизнеса обычно работают с ограниченным бюджетом, поэтому им очень важно сократить лишние расходы. Поиск в огромном объеме бумажных документов может привести к потере производительности, а также потребует дополнительного места для безопасного архивирования, что влечет за собой регулярные расходы, которые постоянно накапливаются.

Сканирование документов может помочь малому бизнесу избежать этих проблем и, в свою очередь, сэкономить деньги в долгосрочной перспективе. В цифровой формат можно преобразовать:

  • официальные переписки;
  • финансовые бумаги;
  • договорные сделки;
  • медицинские записи;
  • чертежи;
  • кадровые файлы;
  • счета и накладные;
  • обзорные карты;
  • другие крупные документы.

Кроме экономии места, преобразование документов в цифровые форматы делает ваши документы более безопасными, поскольку вы можете хранить их как файлы только для чтения, решать, кто имеет доступ к каждому файлу, и шифровать данные.

Какие преимущества сканированных документов?

Есть много преимуществ оцифровки ваших документов. Вот некоторые из преимуществ:

  1. Легко поделиться документами с коллегами. Поделиться сканированными документами в цифровом виде быстрее, чем отправлять бумажные документы по почте, факсу или вручную. Оцифровка также упрощает процесс обмена документами, что повышает эффективность и производительность всех бизнес-процессов. Оцифровка позволяет многим людям и нескольким отделам одновременно получать доступ к одному документу, тем самым повышая эффективность их сотрудничества.
  2. Безопасное хранение информации. Отсканированные документы позволяют безопасно хранить записи в цифровом виде. Цифровые файлы можно безопасно сохранять или создавать резервные копии на удаленных серверах с протоколами высокого уровня безопасности. Кроме того, в отличие от бумажных документов, практически нет риска потери или неправильного размещения цифровых документов, и вы можете архивировать цифровые документы и управлять ими структурированным способом.
  3. Экономия денежных средств и времени. Вы можете получить доступ ко всем отсканированным документам и использовать их только несколькими щелчками мышкой, то есть вам больше не нужно искать в кучах бумажных файлов или иметь склад, предназначенный для хранения бумаг.
  4. Улучшение обслуживания клиентов. Оцифрованные документы можно индексировать с помощью различных метаданных, что облегчает и ускоряет поиск информации и предоставление клиентам для вас и ваших сотрудников.
  5. Минимизировать пространство для хранения. Вам больше не нужно содержать отдельное офисное помещение для хранения документов. Расходы, связанные с хранением бумажных файлов, могут быть устранены.
  6. Соответствовать действующим законодательным нормам . Некоторые отрасли имеют законодательные нормы соответствия, требующие хранить определенные документы в цифровом формате. С помощью сканирования вы можете добиться этого легко и быстро.
  7. Уменьшить отходы бумаги. Поскольку документы сканируются на цифровые носители, бумажные отходы существенно минимизируются, препятствуя тем самым вырубке лесов и экономя деньги. Вы также экономите деньги, которые были бы потрачены на бумагу для печати и шредеры для надлежащей утилизации бумаги.
  8. Сделайте файлы доступными. Все отсканированные файлы можно загрузить в облако и поделиться с другими сотрудниками или партнерами. Это означает, что любой из нужных учетных данных может получить к ним доступ с локального или удаленного компьютера, а любую информацию можно мгновенно найти в редактируемых файлах.

После того, как все ваши бумажные документы будут отсканированы и доступны для редактирования, бумажные версии можно уничтожить, за исключением документов, необходимых для соблюдения требований законодательства и других юридических целей.


Оставьте комментарий!

Комментарий будет опубликован после проверки

Вы можете войти под своим логином или зарегистрироваться на сайте.

(обязательно)